2. Marco normativo aplicable

La presente Política se rige principalmente por las siguientes normas colombianas:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 886 de 2014, relacionado con el Registro Nacional de Bases de Datos.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, en lo que corresponda.
• Demás normas que modifiquen, adicionen o complementen el régimen colombiano de protección de datos personales.

3. Alcance de la política

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales realizado por Threads Travel respecto de:

• Clientes actuales y potenciales.
• Viajeros nacionales e internacionales.
• Personas que soliciten información, cotizaciones o propuestas de viaje.
• Aliados comerciales, agencias, operadores, guías, hoteles, transportadores y proveedores.
• Contactos comerciales, institucionales y de mercadeo.
• Usuarios del sitio web, formularios digitales, redes sociales, WhatsApp y demás canales de atención.
• Personas que participen en experiencias, viajes, eventos, activaciones o actividades organizadas, coordinadas o comercializadas por Threads Travel.

4. Definiciones principales

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos relativos a salud, condiciones médicas, movilidad, restricciones alimentarias asociadas a salud, datos biométricos, origen racial o étnico, convicciones religiosas, orientación política, entre otros.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización o supresión.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

5. Datos personales que podrá recolectar Threads Travel

Threads Travel podrá recolectar los siguientes datos personales, de acuerdo con la naturaleza de la relación con cada titular:

5.1. Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos.
• Tipo y número de documento de identidad.
• Nacionalidad.
• País y ciudad de residencia.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono o WhatsApp.
• Datos de contacto de emergencia, cuando sea necesario para la operación del viaje.

5.2. Datos relacionados con viajes y experiencias

• Fechas de viaje.
• Número de viajeros.
• Preferencias de destino, alojamiento, transporte, alimentación y experiencias.
• Información de itinerarios.
• Datos necesarios para reservas, confirmaciones y prestación del servicio turístico.
• Información de pasaporte, visa u otros documentos de viaje, cuando sea estrictamente necesario para gestionar servicios, reservas o requisitos operativos.

5.3. Datos comerciales y transaccionales

• Historial de solicitudes, cotizaciones y reservas.
• Información de pagos, facturación y soporte contable.
• Preferencias comerciales y de comunicación.
• Interacción con propuestas, campañas, contenidos o canales de Threads Travel.

Threads Travel no almacenará datos completos de tarjetas de crédito o débito cuando los pagos sean procesados por pasarelas de pago o entidades financieras externas. En esos casos, el tratamiento de la información financiera se realizará conforme a las políticas de dichas plataformas o entidades.

5.4. Datos sensibles

En algunos casos, para garantizar una adecuada prestación del servicio turístico, Threads Travel podrá solicitar información sensible, como:

• Condiciones de salud relevantes para la seguridad del viaje.
• Alergias.
• Restricciones alimentarias.
• Condiciones de movilidad.
• Necesidades especiales de asistencia.
• Información médica mínima necesaria para atención de emergencias durante una experiencia o viaje.

El suministro de datos sensibles será siempre facultativo. Threads Travel solo tratará este tipo de datos cuando cuente con autorización explícita del titular o cuando sea necesario para proteger su vida, salud o integridad durante la prestación del servicio.

5.5. Imágenes, fotografías y material audiovisual

Durante viajes, eventos, experiencias o actividades, Threads Travel podrá capturar fotografías, videos o testimonios con fines de registro, memoria, comunicación, promoción o mercadeo.

Cuando el material permita identificar claramente a una persona y vaya a ser usado con fines comerciales o promocionales, Threads Travel solicitará la autorización correspondiente, salvo que se trate de registros generales de eventos públicos o situaciones en las que la ley permita su uso.

5.6. Datos de navegación y uso digital

Cuando el usuario visite el sitio web o interactúe con canales digitales de Threads Travel, podrán recolectarse datos técnicos como:

• Dirección IP.
• Tipo de dispositivo.
• Navegador.
• Sistema operativo.
• Páginas visitadas.
• Tiempo de navegación.
• Fuente de tráfico.
• Interacciones con formularios o contenidos.

Estos datos podrán ser utilizados para analítica, seguridad, mejora del sitio web, personalización de contenidos y medición de campañas.

6. Finalidades del tratamiento

Threads Travel podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:

6.1. Finalidades comerciales y de atención

• Atender solicitudes de información.
• Elaborar y enviar cotizaciones, propuestas e itinerarios.
• Contactar al titular por correo electrónico, teléfono, WhatsApp, redes sociales u otros canales autorizados.
• Gestionar relaciones comerciales con clientes, agencias, aliados y prospectos.
• Hacer seguimiento a oportunidades comerciales.
• Enviar información sobre productos, servicios, experiencias, destinos, contenidos, novedades o campañas, siempre que exista autorización para ello.

6.2. Finalidades operativas y de prestación del servicio turístico

• Diseñar, coordinar, reservar y operar experiencias de viaje.
• Gestionar reservas con hoteles, transportadores, restaurantes, guías, operadores locales, aerolíneas, aseguradoras, plataformas de reserva y demás aliados necesarios.
• Coordinar traslados, actividades, accesos, permisos, experiencias y servicios incluidos en los itinerarios.
• Gestionar requerimientos especiales del viajero.
• Atender emergencias, novedades, cambios operativos o situaciones relacionadas con la seguridad del viajero.
• Cumplir obligaciones contractuales derivadas de la prestación del servicio.

6.3. Finalidades administrativas, contables y legales

• Gestionar pagos, facturación, recaudo y soporte contable.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias, contractuales y regulatorias.
• Gestionar quejas, reclamos, solicitudes, garantías o controversias.
• Conservar soportes de la relación contractual o comercial.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.

6.4. Finalidades de mercadeo, reputación y experiencia del cliente

• Enviar comunicaciones promocionales, informativas o comerciales.
• Realizar encuestas de satisfacción.
• Medir la experiencia del cliente.
• Analizar preferencias de viaje y comportamiento comercial.
• Mejorar productos, servicios, experiencias, contenidos y canales.
• Crear audiencias, segmentaciones o análisis internos para mejorar la oferta de valor de Threads Travel.
• Desarrollar contenidos de marca, testimonios, casos de experiencia y material promocional, previa autorización cuando corresponda.

7. Autorización para el tratamiento de datos personales

Threads Travel solicitará autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en que la ley no la exija.

La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos, formularios web, mensajes de datos, aceptación de términos, casillas de verificación, registros de WhatsApp, correo electrónico u otros mecanismos que permitan acreditar que el titular conoció y aceptó el tratamiento de sus datos.

Al entregar sus datos personales a Threads Travel, el titular declara que la información suministrada es veraz, completa, exacta y actualizada.

Cuando Threads Travel solicite datos sensibles, datos de niños, niñas o adolescentes, o autorización para uso de imagen, informará al titular o a su representante legal sobre el carácter facultativo de la entrega de dicha información y sobre la finalidad específica del tratamiento.

8. Tratamiento de datos sensibles

Threads Travel reconoce que los datos sensibles requieren especial protección.

El titular no está obligado a suministrar datos sensibles. Sin embargo, en algunos casos, no contar con cierta información sensible podría limitar la adecuada prestación de servicios turísticos, especialmente cuando sea necesaria para proteger la salud, seguridad o integridad del viajero.

Threads Travel utilizará los datos sensibles únicamente para las finalidades específicas para las cuales fueron solicitados, tales como adaptar una experiencia a una condición de movilidad, informar restricciones alimentarias a proveedores, prevenir riesgos durante una actividad, atender emergencias o coordinar asistencia especial.

Threads Travel no utilizará datos sensibles con fines discriminatorios, comerciales indebidos o distintos a los autorizados por el titular.

9. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

Threads Travel podrá tratar datos personales de niños, niñas y adolescentes únicamente cuando sea necesario para la prestación de servicios turísticos familiares, grupales o similares, y siempre con autorización de sus padres, representantes legales o acudientes.

En todos los casos, Threads Travel dará prevalencia al interés superior del menor, limitará la información recolectada a lo estrictamente necesario y utilizará los datos únicamente para la planeación, reserva, operación, seguridad y atención de la experiencia turística correspondiente.

10. Destinatarios y circulación de datos personales

Para cumplir con las finalidades descritas en esta Política, Threads Travel podrá compartir datos personales, de manera limitada y necesaria, con:

• Hoteles, alojamientos y operadores turísticos.
• Guías, transportadores, restaurantes y experiencias locales.
• Aerolíneas, aseguradoras, plataformas de reserva y pasarelas de pago.
• Aliados comerciales, agencias de viaje, mayoristas o minoristas.
• Proveedores tecnológicos, CRM, herramientas de automatización, analítica, almacenamiento o comunicación.
• Asesores contables, jurídicos, tributarios o administrativos.
• Autoridades públicas o entidades competentes, cuando exista obligación legal o requerimiento válido.

Threads Travel procurará que los terceros que reciban datos personales adopten medidas adecuadas de confidencialidad, seguridad y protección de la información.

11.  Transferencia y transmisión internacional de datos

Dado que Threads Travel presta servicios turísticos dirigidos a viajeros internacionales y puede interactuar con aliados, agencias, plataformas o proveedores ubicados dentro y fuera de Colombia, los datos personales podrán ser transferidos o transmitidos internacionalmente cuando sea necesario para gestionar solicitudes, coordinar servicios, procesar reservas, pagos, comunicaciones, herramientas digitales, CRM, almacenamiento en la nube, automatización, analítica o atención al cliente.

El titular autoriza a Threads Travel a transferir o transmitir sus datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior cuando sea necesario para la planeación, cotización, reserva, pago, operación, seguimiento o atención de servicios turísticos. Threads Travel procurará que dichos terceros adopten medidas razonables de seguridad, confidencialidad y protección de datos personales, de conformidad con la legislación aplicable.

12. Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando Threads Travel esté legalmente obligada a registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos —RNBD—, realizará dicho registro y las actualizaciones correspondientes conforme a la normativa aplicable.

La eventual obligación de registro dependerá de las condiciones legales aplicables a Threads Travel, incluyendo su naturaleza jurídica y activos totales. En todo caso, Threads Travel mantendrá procedimientos internos para la adecuada gestión de las bases de datos personales bajo su responsabilidad.

13. Conservación de los datos personales

Threads Travel conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones contractuales, comerciales, contables, tributarias, legales o administrativas, y resolver posibles reclamaciones.

Los datos podrán conservarse durante la vigencia de la relación con el titular y por el tiempo adicional que sea necesario conforme a la ley aplicable.

Cuando los datos ya no sean necesarios y no exista obligación legal o contractual de conservarlos, Threads Travel procederá a su supresión, anonimización o bloqueo, según corresponda.

14. Seguridad de la información

Threads Travel adoptará medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, divulgación, destrucción o tratamiento no autorizado. Seguridad de la información

Estas medidas podrán incluir, según corresponda:

• Restricción de acceso a la información.
• Uso de contraseñas y controles de seguridad.
• Almacenamiento en plataformas con medidas de protección.
• Protocolos internos de confidencialidad.
• Gestión de accesos a proveedores o colaboradores.
• Copias de respaldo.
• Revisión periódica de bases de datos y canales de recolección.

Aunque Threads Travel implementará medidas razonables de seguridad, ningún sistema tecnológico o transmisión por internet puede garantizar seguridad absoluta. En caso de incidentes relevantes que puedan afectar los derechos de los titulares, Threads Travel actuará conforme a la legislación aplicable.

15. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
• Revocar la autorización otorgada, siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideren que no se ha dado un tratamiento adecuado a sus datos personales, previa reclamación directa ante Threads Travel cuando así lo exija la ley.

16. Canales para ejercer derechos

El titular podrá ejercer sus derechos enviando una solicitud a los siguientes canales:

La solicitud deberá incluir como mínimo:

• Nombre completo del titular.
• Tipo y número de documento de identidad.
• Descripción clara de la solicitud, consulta o reclamo.
• Datos de contacto para recibir respuesta.
• Documentos que soporten la solicitud, cuando aplique.
• En caso de actuar mediante representante, documento que acredite la representación.

Threads Travel podrá solicitar información adicional para verificar la identidad del titular y proteger la seguridad de los datos personales.

17. Procedimiento para consultas y reclamos

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, Threads Travel informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que responderá, sin que esta exceda los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, Threads Travel informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que responderá, sin que esta exceda los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando un reclamo esté incompleto, Threads Travel podrá requerir al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el titular no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

18. Uso de cookies y tecnologías similares

El sitio web de Threads Travel podrá utilizar cookies, píxeles, etiquetas, herramientas de analítica u otras tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, recordar preferencias del usuario, medir tráfico y comportamiento en el sitio web, analizar el desempeño de campañas, personalizar contenidos o comunicaciones y fortalecer la seguridad del sitio.

El usuario podrá configurar su navegador para aceptar, rechazar o eliminar cookies. Sin embargo, algunas funcionalidades del sitio podrían verse afectadas si se deshabilitan ciertas cookies.

Threads Travel podrá utilizar herramientas de terceros, como plataformas de analítica, publicidad, CRM, automatización o redes sociales, sujetas a sus propias políticas de privacidad.

19. Enlaces a sitios de terceros

El sitio web, comunicaciones o canales digitales de Threads Travel podrán contener enlaces a sitios web, plataformas, redes sociales, pasarelas de pago, formularios o servicios de terceros.

Threads Travel no es responsable por las prácticas de privacidad, seguridad o tratamiento de datos de dichos terceros. Se recomienda a los usuarios revisar las políticas de privacidad de cada plataforma antes de entregar información personal.

20. Modificaciones a esta política

Threads Travel podrá actualizar, modificar o ajustar esta Política cuando sea necesario por cambios legales, regulatorios, operativos, comerciales, tecnológicos o de servicio.

La versión vigente estará disponible en los canales oficiales de Threads Travel. Cuando los cambios sean sustanciales, Threads Travel procurará informarlos por los medios que considere adecuados.

21. Vigencia

La presente Política rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras Threads Travel realice tratamiento de datos personales en desarrollo de su actividad comercial, operativa, turística, administrativa y legal.